Vårdprojekt kräver en samarbetsform som klarar förändring

I komplexa vårdprojekt där krav, teknik och verksamhet ständigt förändras räcker inte traditionella arbetssätt hela vägen. För Joakim Staaf, med många år på beställarsidan inom stora sjukhusprojekt, blev insikten tydlig. Partnering skapar helt andra förutsättningar att lyckas. ”Det ger en flexibilitet och delaktighet som är svår att uppnå på andra sätt”, menar han.

I komplexa vårdprojekt sker det mesta under hård press, både vad gäller ekonomi och tidplan. Allt behöver samordnas och det kräver struktur, kommunikation och ett gemensamt fokus.

Vikten av rätt organisation

– Det är extremt många att ta hänsyn till i ett vårdprojekt. Allt från vårdpersonal till städ, transporter, IT och medicinteknik. Om samordningen brister får det konsekvenser direkt, både för verksamheten och ekonomin. Därför behöver man arbeta på ett sätt där alla drar åt samma håll från början.

Efter många år som beställare av några av Västra Götalandsregionens mest komplexa sjukhusprojekt vet Joakim Staaf hur snabbt både tidplan och budget påverkas när verksamheten kommer in för sent. Han har arbetat med projekt som P-blocket, AS-blocket, Barn- och kvinnokliniken och Mottagningsblocket, där vårdverksamhet, teknik och produktion behövt fungera parallellt utan avbrott.

– Finns det inte resurser från verksamheten tidigt blir det fler antaganden. Då kommer ändringarna senare och de blir mycket dyrare att hantera. De bästa projekten är de där verksamheten är med hela vägen, med en flexibel och engagerad organisation.

Tidplan och budget hålls

Joakims första partneringprojekt var byggnationen av Kvinnokliniken och BB vid Skaraborgs sjukhus i Skövde. Efter många år med traditionella entreprenader blev skillnaden tydlig.

– Det som slog mig var hur mycket bättre samarbetet fungerade i praktiken. Alla arbetade mot samma mål och vi kunde lösa problem tillsammans istället för att hamna i diskussioner om ansvar och ÄTA-frågor.

Resultatet blev ett projekt som höll både tidplan och budget. En av de stora skillnaderna, enligt Joakim, är beställarens roll.

– I traditionella entreprenader riskerar beställaren att hamna vid sidan av när projektet väl är igång. I partnering sitter du bredvid i framsätet och är med och fattar beslut hela vägen.

Det skapar också större flexibilitet när förutsättningarna förändras. Om medicinteknisk utrustning utvecklas, verksamhetens behov justeras och nya krav tillkommer.

– Du kan inte rita något och tro att allt ser likadant ut fyra år senare. Det kommer nya krav, nya behov och nya prioriteringar. Då behöver du ett arbetssätt som klarar förändring utan att projektet tappar fart eller ekonomi.

Möjlighet att styra ekonomin

En vanlig farhåga kring partnering är att det skulle bli dyrare. Enligt Joakim handlar det snarare om hur projektet styrs.

– Partnering handlar inte om att släppa kontrollen. Tvärtom. Du får större insyn och möjlighet att styra ekonomin löpande istället för att upptäcka problemen för sent.

I stället för att låsa projektet i ett fast pris flera år innan byggstart arbetar man med aktiv kostnadsstyrning genom hela processen. Budgeten följs upp kontinuerligt och projektet kan justeras längs vägen om förutsättningarna förändras.

– Som beställare ser du hela kalkylen och kan fatta beslut i realtid. Behöver vi justera omfattning, välja en annan teknisk lösning eller prioritera om så gör vi det direkt. Det gör att man kan hålla budget även när projektet förändras.

Transparensen är central, menar han. Inte bara mellan beställare och entreprenör, utan genom hela projektkedjan.

– Om någon inte vill visa sina siffror är det en varningssignal. Alla samarbeten bygger på tillit, och tillit bygger på transparens.

Han menar också att rätt samverkan ofta leder till smartare lösningar, inte dyrare.

– När produktion, projektering och verksamhet arbetar tillsammans från början hittar man ofta lösningar som både är billigare och bättre. Det är där partnering blir riktigt starkt.

Fem värdefulla råd 

Just nu är Joakim Staaf involverad i miljardsatsningen på Skellefteås nya sjukhus, där kraven på fungerande samordning och kostnadskontroll är höga. Erfarenheten från stora vårdprojekt har gjort honom övertygad om en sak.

– I komplexa vårdprojekt krävs flexibilitet, inte låsta strukturer.

Många regioner är pressade av både ekonomi och tidplaner. Då blir det ännu viktigare att skapa rätt förutsättningar från början, fortsätter han.

– Partnering handlar i grunden om att få kontroll, hantera förändringar smart och fokusera på projektets bästa. Tillsammans. 

Joakim Staafs viktigaste råd:

1. Involvera verksamheten från start
   De som ska arbeta i lokalerna behöver vara med tidigt. Annars kommer ändringar sent i processen och det blir betydligt dyrare.
2. Säkerställ aktiv kostnadsstyrning
   Följ upp ekonomin löpande och skapa transparens i hela projektet. Det ger möjlighet att korrigera innan små avvikelser blir stora problem.
3. Ta in rätt kompetens i rätt tid
   Produktionspersonal, specialister och verksamhet behöver involveras redan under projekteringen för att hitta genomförbara och kostnadseffektiva lösningar.
4. Bygg en organisation som kan fatta beslut
   Långa beslutsvägar bromsar projektet och driver kostnader. Beställaren behöver vara närvarande och aktiv genom hela processen.
5. Välj en samverkansform som klarar förändring