Med partnering bygger vi bättre

Partnering är en samarbetsform inom bygg- och anläggningsbranschen som syftar till att skapa öppenhet och förtroende mellan alla inblandade parter. I stället för att arbeta utifrån ett traditionellt upphandlingsperspektiv, där beställare och entreprenör ofta har motsatta intressen, fokuserar partnering på gemensamma mål och delat ansvar. Detta innebär att beställaren, entreprenören och underleverantörer redan i ett tidigt skede av projektet bildar ett samverkande team som på ett strukturerat sätt planerar och kalkylerar tillsammans och öppet pratar om risker och hur man ska förebygga dem.

En av grundprinciperna i partnering är den om ”öppna böcker”, vilket innebär att alla parter har full insyn i varandras kostnader. Detta leder till att alla förstår helheten bättre och att man kan optimera projektet och fatta effektivare beslut. Genom att arbeta tillsammans i ett tidigt skede går det också att skapa bättre förutsättningar för en säker och effektiv byggproduktion. I kombination med en gemensam målbild, tydlig kommunikation och regelbundna avstämningar blir projektet mer effektivt och ger högre kvalitet på slutresultatet.

Genom partnering tillvaratas även den samlade kunskapen hos alla som är involverade. När entreprenörer, konsulter, beställare och övriga intressenter samarbetar redan från start, blir det enklare att förstå varandras perspektiv och på så sätt identifiera förutsättningar, risker och möjligheter i projektet. Tillsammans kan man hitta förbättringsmöjligheter och skapa ett större mervärde för alla inblandade. 

Genom att skapa gynnsamma möten och interaktion mellan projektets intressenter utvecklas relationerna och förtroendet mellan människor knutna till projektet. Målet är att dela kunskap och ansvar, vilket i sin tur minskar risken för missförstånd och förseningar. En tydlig, gemensam målbild skapar ett effektivt arbetsklimat som ofta resulterar i högre kvalitet och bättre resursutnyttjande. På sikt kan det leda till både kortare byggtid, färre ändringar under resans gång samt en mer hållbar slutprodukt som motsvarar beställarens behov.

Partnering leder också till långsiktiga relationer mellan beställare och leverantörer. När förtroendet växer och projekten genomförs framgångsrikt, skapas grunden för fortsatt samarbete och utveckling av arbetsmetoderna. På så sätt främjas en kultur av ständig förbättring, innovation och engagemang, där alla arbetar för samma sak: att nå en framgångsrik och hållbar lösning. Genom att redan från start etablera en öppen dialog och fokusera på gemensamma intressen skapar partnering förutsättningar för mer kostnadseffektiva, hållbara och framgångsrika projekt än i traditionella entreprenader.

En ersättningsmodell som gynnar samverkan 

För att få ut full effekt av partnering är det viktigt att ha en ersättningsmodell som gynnar samverkan. Vanligtvis arbetar man med en ersättningsmodell med en fast och en rörlig del. Alla aktörer får betalt för hela sin nedlagda nettokostnad. Sedan får man vinsten i en fast del. Med den ersättningsmodellen skalas hela egenintresset bort och alla prioriteringar görs utifrån projektets bästa. Lämnar man däremot ett fast pris med inga eller små marginaler, som i traditionella entreprenader, går oftast all energi och kraft till att rädda sina egenintressen.  

Fördelar med partnering

• Alla projektdeltagare kan bidra med sina kunskaper, kompetenser tas till vara och varje projekt kan justeras långt in i processen. Tack vare ersättningsmodellen i kombination med total transparens skapas en arbetsmiljö där ekonomiska egenintressen underordnas.
• Arbetsformen uppmuntrar till större kreativitet, bättre tekniska lösningar och effektivare hantering av problem. Öppenheten gör att sådant som inte skapar värde kan tas bort. Det prestigelösa samarbetet gör att slutprodukten optimeras.
• Partnering passar byggherrar som vill maximera värdet av sina investeringar, undvika oväntade utgifter och kunna påverka under hela processen.
• Som kund får man ett större inflytande, full insyn i ekonomin och en maximerad kunskapsintegration i projektet.

I en strategisk partnering ingår flera optioner eller delprojekt i samma upphandling. På detta sätt uppnår man ett mer långsiktigt samarbete över tid. Även ramavtal kan genomföras i strategisk samverkan med goda resultat. Genom att handla upp flera projekt samtidigt kan man få många fina synergieffekter mellan både projekten och mellan projektering och produktion. Med samma projektgrupp och en planerad portfölj av projekt kan man ”gasa och bromsa” så att man använder parternas resurser på det mest effektiva sättet. Man får med strategisk partnering god möjlighet att fånga upp förändringar som sker i omvärlden. Projekten kan förfinas kontinuerligt, vilket sparar både tid, kostnader och optimerar lokalerna eller anläggningen. Genom detta sätt att jobba bygger alla gradvis upp stor förståelse för verkliga kundbehov och man kan fördela resurser och successivt effektivisera processen. För beställare som har stora investeringsbehov på kort tid är det ett bra sätt att arbeta då man kapar deltider för t ex upphandlingar. Man får också möjligheten att arbeta överlappande i olika delprocesser vilket effektiviserar arbeten och minskar resursbehovet. Vid inköp kan man nyttja fördelen med större volymer. 

Grundstenarna i strategisk partnering är desamma som i enstaka partneringprojekt: öppen kommunikation, tidig involvering av rätt kompetens och en ersättningsmodell som stöder helhetssyn snarare än egenintressen. När dessa element är på plats kan strategisk partnering alltså bidra till ytterligare ett antal goda effekter kopplat till organisatoriskt lärande och förståelse för varandras perspektiv.

Ett första steg i en framgångsrik partneringprocess är att tydligt definiera gemensamma mål och värderingar. Genom att alla parter är delaktiga i att skapa en värdegemenskap ökar chansen för effektivt samarbete och en bra projektkultur. En bra projektkultur stärker motivation och engagemang och leder till större ansvarstagande och i nästa steg säkrare arbetsplatser och högre kvalitet i byggandet. Detta innebär också att tydliggöra roller och förväntningar på varje aktör, så att ingen osäkerhet uppstår kring vem som ansvarar för vad. Transparens kring budget, tidsplan och riskhantering bygger förtroende och engagerar alla i att uppnå samma resultat.

Nästa steg är att etablera en struktur för kontinuerlig kommunikation. Regelbundna möten och öppna forum för diskussion ger utrymme att snabbt lösa problem och justera riktningen vid behov. Om alla intressenter känner att deras åsikter blir hörda ökar chansen att viktiga aspekter inte förbises. Det underlättar också om parterna sitter tillsammans på ett gemensamt projektkontor, vilket ökar den dagliga dialogen och ger möjlighet att lösa problem snabbare. Det är också viktigt att alla använder en gemensam plattform för dokumentation, så att beslut, ritningar och avtal finns samlade på ett ställe. 

Ett ytterligare steg är att uppmuntra innovation och lärande. Partnering handlar inte bara om att öppet hantera risker, utan också om att gemensamt utveckla nya idéer som gynnar projektet. Genom att skapa en miljö där förslag välkomnas och testas kan man ständigt förbättra arbetsmetoderna. Dessa steg leder till ett projektflöde, kostnadskontroll och ökat förtroende mellan alla berörda parter.

Framgångsfaktorer för ett lyckat partneringprojekt 

• En integrerad organisation- Samla all nödvändig kompetens redan i startskedet, gärna i ett gemensamt projektkontor.
• Partnering i alla led - Handla upp underentreprenörer i partnering för optimal samverkan
• Inkluderande kultur-  När alla får bidra med sin kompetens leder det till bättre lösningar, effektivare process och ett större engagemang.
• Involvera verksamhet/driftpersonal under hela projektet. Säkerställer att lokaler och flöden möter verksamhetens behov 
• Tydlig kalkyl och styrning- Successiv planering av tid och kostnader.
• Noggrann gränsdragning mellan olika discipliner.
• Transparent och öppen ekonomisk redovisning.
• Ersättningsmodell som gynnar samarbete
• Ligg steget före i planeringsskedet. Utvärdera löpande. 
• Planera för verksamhetsklar från start. Ger en smidig och snabb övergång för verksamheten.
• Otydligheter och meningsskiljaktigheter ska hanteras löpande. En meningsmotsättning är en potential till ett bättre beslut och kanske till och med utveckling/innovation
• Är du byggherre- Tänk igenom hur ni som organisation ser på samverkan, vad som stärker tilliten mellan er och upphandlade parter och hur ni kan förbereda er organisatoriskt och strukturellt.
• Välj en kunnig byggentreprenör som kan hjälpa till att leda och organisera projektet och balansera tillit och kontroll. 

Det finns många entreprenörer som jobbar med partnering i olika form, men ByggDialog gör det fullt ut i alla led och faser. Vi har en unik arbetsmodell som bygger på total transparens, dialog och kunskapsdelning, vilket säkerställer att alla de mervärden och de positiva resultat som partnering är avsett att generera, blir verklighet. 

Som kund hos oss får man ett större inflytande, full insyn i ekonomin och en maximerad kunskapsintegration i projektet.