Tema vårdbyggnad – Hur man lyckas med ett sjukhusprojekt

Byggnation av sjukhus- och vårdmiljöer tillhör ett av ByggDialogs specialistområden. Under våren tänkte vi därför göra en serie artiklar, inlägg och intervjuer om vårt arbetssätt, utmaningar och möjligheter i att bygga hållbara vårdmiljöer. Vi hoppas du vill följa med oss.

Först ut är en intervju med vår projekteringsledare Alexandra Sterner och områdeschef Mikael Jardeby som ansvarar för de flesta av våra vårdprojekt.

Vad är det viktigaste att tänka i ett sjukhusprojekt?

– För att bygga en optimal slutprodukt så är det viktig att ha med sig rätt organisation i projektet, och i alla led. Man behöver ha rätt folk på rätt plats, som också har förståelse för vårdverksamheten, patienter och besökare. När vi får alla kompetenser som krävs med oss från början kan vi göra rätt prioriteringar och val redan i ett tidigt skede. Det minskar risken för omtag senare i projektet vilket sparar både tid och pengar, säger Mikael.

Vårdbyggnadsprojekt är oftast teknikintensiva och innebär stora investeringar för byggherren. Man ser flera vårdprojekt ute i samhället där kostnaderna springer iväg rejält.

Hur ser vi till att hålla budget i våra projekt? 

– För att hålla kostnaderna nere och styra mot rätt budget är det viktigt att göra rätt prioriteringar i början och ha koll på ekonomi genom hela processen. Det är i projekteringsfasen de betydande besluten tas, vilket påverkar både tidplan och ekonomiskt utfall. Därför lägger vi mycket tid i projekteringen där vi involverar alla aktörer som byggherre, projektörer, entreprenörer och verksamhet m.fl. så att all kunskap och erfarenhet tas tillvara. Det är viktigt att beslut tas i rätt tid och att ta med produktion även i planeringsskedet. Vi har en tydlig mötesstruktur som optimerar samarbetet mellan de olika disciplinerna vilket gör att vi kan ta fram träffsäkra kalkyler och tidplaner för projektet, säger Alexandra.

Samverkan en framgångsfaktor

Successiv kalkylering och kostnadsstyrning i alla led är några metoder som ByggDialog använder sig av för att hålla projektbudget. Alexandra menar att företagets arbetssätt är en framgångsfaktor, där samverkansmodellen bygger på allas delaktighet och helt öppna ekonomisystem, vilket gör att kostnader kan styras och följas upp löpande genom hela processen.

– Genom att alla aktörer som har kostnader i projektet är delaktiga i kalkylarbetet och löpande redovisar sin ekonomi, kan kalkylen snabbt uppdateras med nya fakta och rätt material- och metodval. På så sätt har vi alltid en aktuell kalkyl vilket är en förutsättning för att nå hög träffsäkerhet i prognoser. Vi jobbar också aktivt med risk- och möjlighetsanalyser, arbetsberedningar, har kontinuerliga ekonomimöten och inte minst en nära dialog och tvärfacklig samverkan mellan alla projektmedarbetare. Det här sättet att jobba med kostnadsstyrning gör att vi i princip aldrig överskrider aktuell budget, säger hon.

ByggDialog har genomfört många lyckade vårdprojekt. Vad är det som gör vårt arbetssätt så bra?

– Vi jobbar som sagt aktivt med kostnadsstyrning, uppföljning och kalkylering från start. Det gör att vi hela tiden har koll på projektekonomin. Vi har en sömlös organisation mellan projektering och produktion, där produktionspersonal involveras redan i projekteringsfasen för att hitta realistiska lösningar och tidplaner. Genom att alla betydande aktörer sitter på vårt gemensamma projektkontor med närhet till både varandra och bygget, kan vi snabbt komma fram till beslut och lösa problem och frågor direkt på plats. Istället för veckovisa möten har vi daglig avstämning med produktion och en tydlig mötesstruktur för alla inblandade. Vår samverkansmodell gör också att alla jobbar för projektets bästa, vi hittar lösningar och kompromisser tillsammans som är väl förankrade hos både beställare, verksamheter och produktion. Kommunikation är en annan sak som vi är duktiga på, säger Mikael.

Dialog och kommunikation

Både Alexandra och Mikael poängterar att kommunikation är oerhört viktig i alla projekt men speciellt i ett vårdbyggnadsprojekt.  Dels gäller det att ha bra kommunikationsvägar inom projektgruppen så att alla får rätt information, känner sig delaktiga och att beslut tas i rätt tid. Men den externa kommunikationen är minst lika viktig. Ofta sker vårdprojekt nära eller i direkt anslutning till befintliga vårdbyggnader. I vissa fall kan det betyda att någon verksamhet behöver omlokaliseras temporärt i väntan på att permanenta lokaler ska färdigställas. Det kan också innebära störningar i form av buller, vibrationer, påverkan på funktioner och tillgänglighet som exempelvis ändrade trafiksituationer och omledning av gång- och cykelstråk. Kommunikationen blir avgörande för att patienter, personal och besökare ska känna trygghet under byggnationen.

– Vi behöver hela tiden ta hänsyn till vårdverksamheten och säkerställa en hög patient- och driftsäkerhet. Därför genomför vi löpande samordningsmöten, där berörda verksamheter, driftspersonal, beställare och entreprenörer får information om möjliga störningar och tidplaner. Arbetsmoment som påverkar verksamheten och drift planeras noggrant tillsammans. Produktionschefen har också daglig direktkontakt med verksamhetsrepresentanter för att fånga upp ev. ändringar och behov. Det är ett uppskattat och lyckat arbetssätt som gör att vi kan säkerställa en trygg och säker arbetsmiljö för både verksamhet och produktionspersonal, säger Alexandra.

Logistik

Logistik är en annan utmaning i ett vårdprojekt, som ofta genomförs inne på ett sjukhusområde där tung byggtrafik och många godstransporter ska kunna ta sig in och ut utan att störa akutvägar, lufttrafik eller sjukhusets transporter. Man behöver också säkerställa en trygg miljö för människor som på olika sätt rör sig i området. Det ställer höga krav på planering, samordning och kommunikation.

– För att få en bra logistik vid byggarbetsplatsen jobbar vi med leveransplanering, där alla leveranser måste föranmälas i god tid så att de inte krockar med andra aktiviteter. Vi försöker också planera inleveranser så att de sker efter arbetstid för att minska störningar för vården. Vi har dagliga och veckovisa logistikmöten så att logistikplaneringen blir förankrad och förmedlade ända ner i entreprenörs- och leverantörskedjan, säger Alexandra.

Exempel från pågående projekt

Sjukhusmiljöer är högteknologiska med mycket medicinteknisk utrustning. Det ställer höga krav på hur den fysiska miljön utformas gällande exempelvis klimat, installationer, våningshöjder och bjälklag. Utöver de tekniska kraven ska lokalerna utformas för att ge en hög patientsäkerhet- och integritet, god övervakning och vara hållbara över tid. Ett vårdbyggnadsprojekt involverar och påverkar också en stor mängd olika människor allt ifrån entreprenörer, konsulter, brukare, fastighetsägare, patienter, besökare och leverantörer.  Det bidrar till en hög kompetenstillförsel i projektet men ställer också krav på god samordning.

Just nu bygger vi två nya vårdbyggnader vid Skaraborgs sjukhus i Skövde, Akut- och serviceblocket och Psykiatriblocket, där ni båda varit involverade. Det är båda stora och komplexa projekt med väldigt många projektdeltagare. Vilka har varit de största utmaningarna och möjligheterna där?

– Storleken på projekten och den långa projekttiden har gjort att kommunikationen har varit den största utmaningen, liksom den största framgångsfaktorn. Dels så är det många viljor involverade från beställarsidan. Det är mångas vardag som kommer att förändras i och med att de nya lokalerna börjar användas. Dels så är det en stor projektorganisation som ska styras åt samma håll på ett så effektivt sätt som möjligt. Under en intensiv fas så var det nästan 200 personer samtidigt involverade i projekteringen. Då är det viktigt att man jobbar med engagemanget så alla känner sig delaktiga och att man har en tydlig struktur på arbetet så att rätt saker görs i rätt ordning och att onödiga möteskrockar undviks, säger Alexandra.

– Förutom alla tekniska utmaningar ligger mycket i framgångsfaktorn att skapa en trygghet för teamets alla aktörer och att de känner tillit till varandra. En annan del är information och förväntningar, att så många som möjligt som medverkar ska förstå helheten, det i sin tur leder till ökat engagemang. Att vi är tydliga i beslut och att det finns bra spårbarhet. Projekt är människor och med en väl fungerande kommunikation hjälps vi åt att lösa problem tidigt, menar Mikael.

Bild över byggområdet för ASP-projektet vid Skaraborgs sjukhus i Skövde, september 2019.

Styrkan med ByggDialogs arbetssätt

Sammantaget, vad skulle ni säga är ByggDialogs främsta styrka?

– Vi har en unik arbetsmodell som på riktigt skapar en öppen, transparent organisation och god samverkan mellan alla aktörer i ett projekt. Vi är duktiga på att driva effektiva processer som är både målfokuserade och värdeskapande för projektet, där vi styr samordningen av projektets alla aktörer och faser. Vi vet när vi ska tillföra kompetens i det skede då den verkligen behövs, säger Mikael.

– Vi är ju också ett företag som har en drivkraft och ett engagemang i att ta ett större ansvar som entreprenör och ge tillbaka det vi kan till projekten och samhället. Genom vår sätt att driva partneringprojekt kan bygga in så mycket värde som möjligt i slutprodukten, något som gynnar både kunder och samhället i stort, avslutar Alexandra.